Unter steigendem Wettbewerbsdruck suchen immer mehr Unternehmen nach neuen Wegen für mehr Effizienz in Service und Vertrieb. Besonders bei der Dokumentenerstellung lassen sich mithilfe moderner Tools viele Prozesse automatisieren und deutlich effizienter gestalten. Das führt nicht nur zu mehr betrieblicher Effizienz, sondern erhöht auch die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen die wichtigsten Zukunftstrends bei der Dokumentenerstellung.
Sowohl im Kundenservice als auch im Vertrieb fließt viel Zeit in das Erstellen von Texten. Sei es beim Beantworten von Kundenanfragen oder beim Schreiben von Angeboten. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen im Zuge ihrer digitalen Transformation nach Möglichkeiten suchen, aufwendige Schreibprozesse in Service und Vertrieb effizienter zu gestalten – um Mitarbeiter zu entlasten und den steigenden Ansprüchen ihrer Kunden besser gerecht zu werden. Darüber hinaus werden auch die Themen Datenschutz und Sicherheit bei der Dokumentenerstellung immer wichtiger.
Inzwischen sind viele Automatisierungstools auf dem Markt, die Unternehmen dabei helfen, in zunehmend komplexen Marktumgebungen die Kontrolle über ihr Dokumenten- und Informationsmanagement zu behalten und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Zahlreiche Studien zeigen, dass der Einsatz von IDP-Tools (Intelligent Document Processing) sowohl den Zeitaufwand als auch die Arbeitskosten in Service und Vertrieb um 30 bis 50 Prozent reduzieren kann – was am Ende auch die Kosten senkt.
Automatisierte Dokumentenerstellung gehört daher für Unternehmen zu den Top-Prioritäten in Sachen Digitalisierung – gerade mit Blick auf die stark wachsende Serviceökonomie. Die nachfolgenden Trends zeigen, warum IDP für Unternehmen immer wichtiger wird und worauf es bei der Entscheidung für die richtigen Tools in Service und Vertrieb ankommt.
Trend 1: Besserer Service durch schnellere Kundenkommunikation
Noch nie lag die Messlatte für guten und proaktiven Kundenservice so hoch wie heute: Sowohl die Anzahl der Kommunikationskanäle als auch das Volumen an Kundenanfragen erhöhen sich laufend, während Kunden rund um die Uhr individuelle Betreuung und personalisierte Ansprache erwarten. Vielen Unternehmen fällt es schwer, mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten.
Lange Bearbeitungszeiten im Kundenservice sorgen nicht nur bei Kunden für Unmut, sondern auch bei Service-Mitarbeitern. Und das in Zeiten, in denen die Kundenerfahrung immer öfter darüber entscheidet, ob Kunden einem Unternehmen treu bleiben oder zur Konkurrenz wechseln.
Für wachsende Unternehmen ist es praktisch unmöglich, manuell auf die hohe Anzahl an Service-Anfragen zu reagieren und bei der Dokumentenerstellung in Service und Vertrieb das nötige Tempo zu gewährleisten. Angesichts neuer technologischer Entwicklungen lautet die Antwort auf diese Herausforderung ganz klar automatisierte Dokumentenerstellung.
Trend 2: Workflows automatisieren und Fehlerquote verringern
Die Geschwindigkeit bei der Dokumentenverarbeitung wirkt sich unmittelbar auf die Produktivität eines Unternehmens aus – und damit auf seine Geschäftszahlen. IDP-Tools wie Bettertext bieten zahlreiche Funktionen zur Workflow-Automatisierung, die Prozesse bei der Dokumentenerstellung rationalisieren und optimieren. Das führt zu starker Effizienzsteigerung und weniger Fehler, die beim manuellen Erstellen und Verarbeiten von Dokumenten oft nicht vermeidbar sind.
Eine der effektivsten Möglichkeiten, Fehler bei der Dokumentenverarbeitung zu vermeiden, ist die Verwendung von Templates. Standardisierte Dokumentenformate sparen Zeit und sorgen in Service und Vertrieb für schnelle und rechtssichere Prozesse. Vordefinierte, flexibel anpassbare Templates reduzieren Fehler bei der Formatierung und anderen kritischen Aspekten der Dokumentenerstellung und können über Lösungen wie Bettertext den spezifischen Bedürfnissen jeder Organisation angepasst werden.
Trend 3: Integration von Dokumentenerstellung in CRM-Systeme
Aus naheliegenden Gründen bevorzugen die meisten Unternehmen modulare Lösungen, die in bestehende CRM-Plattformen wie Salesforce integrierbar sind. Die Implementierung von Tools zur Dokumentenerstellung in CRM-Systeme sorgt für eine einheitliche Sicht auf Informationen zu Vorgängen im Kundenservice und Vertrieb und damit nicht nur für kürzere Bearbeitungszeiten, sondern auch für eine geringere Fehlerquote. Vertriebs- und Service-Mitarbeiter können so direkt von der CRM-Plattform aus auf kundenbezogene Dokumente zugreifen, wodurch sich die Reaktionszeit und das Service-Niveau dramatisch verbessern.
Inzwischen sind praktisch alle Software-Anbieter dazu übergegangen, neue Funktionen für die Dokumentenerstellung per API an bestehende Software-Plattformen anzubinden. Die Integration über eine API für Dokumentenerstellung dauert nur wenige Tage und ist mit deutlich geringeren Kosten verbunden als die Entwicklung einer eigenständigen Lösung.
Trend 4: Datenschutz und Sicherheit in der Dokumentenerstellung
Die Arbeit aus dem Homeoffice gehört inzwischen bei vielen Unternehmen zum Alltag. Das bietet diverse Vorteile, geht jedoch auch mit erhöhten Sicherheitsrisiken einher. Unternehmen müssen daher beim Einsatz cloud-basierter Dokumentenerstellung zwei Aufgaben meistern: Teammitglieder brauchen Zugriff auf erforderliche Daten, ohne dass dabei das nötige Maß an Datenschutz und Compliance kompromittiert wird.
Vor diesem Hintergrund sind Benutzerrollen ein Schlüsselelement beim sicheren Einsatz von IDP-Lösungen. Damit lässt sich festlegen, wer auf erstellte Dokumente zugreifen darf und welche Bearbeitungsrechte eingeräumt werden. Benutzerrollen gewähren Administratorrechte, erlauben die Ansicht und Bearbeitung von Dokumenten für ausgewählte Benutzer erlaubt oder verwehren den Zugriff.
Die zunehmende Anzahl an Datenschutzbestimmungen und Cyber-Sicherheitsrisiken sorgt in Service und Vertrieb für immer höheren Zusatzaufwand. Bei COViS liegt der Fokus bei der Entwicklung von Automatisierungslösungen für die Dokumentenerstellung daher zunehmend auf robusten Datenschutz- und Sicherheitsfeatures. IDP-Lösungen wie Bettertext sorgen automatisiert für rechtssichere Dokumente und E-Mails. Templates und Textbausteine lassen sich individuell für die gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Branchen und Prozesse anpassen. Dadurch sind Mitarbeiter mit ihren Texten rechtlich auf der sicheren Seite und verlieren keine Zeit mehr mit manuellen Prüfvorgängen.
Trend 5: Künstliche Intelligenz in der Dokumentenerstellung
Schnelle technologische Fortschritte, zum Beispiel mit Blick auf KI und Machine Learning (ML), führen laufend zu neuen Innovationen in der Dokumentenerstellung. KI-Algorithmen werden immer ausgefeilter und ermöglichen ein immer besseres Verständnis von Dokumenten, kontextbezogene Suchen und prädiktive Analysen. Künstliche Intelligenz in der Dokumentenerstellung eröffnet für Service und Vertrieb zahlreiche spannende Zukunftsperspektiven.
Die Zukunft der Dokumentenerstellung ist geprägt von schnellen Fortschritten bei der Automatisierung, der Integration mit neuen Technologien und einem verstärkten Fokus auf Datenschutz und Sicherheit. Diese Trends werden die Art und Weise verändern, wie Unternehmen Dokumente verwalten, um ihre Effizienz zu steigern und sich erfolgreich auf kompetitiven Märkten zu positionieren.
Zukunftstrends 2024 für die Dokumentenerstellung im Blick behalten
Unternehmen stehen branchenübergreifend unter hohem Automatisierungsdruck, um in Service und Vertrieb nicht den Anschluss an den Wettbewerb zu verlieren. Unter anderem in den Bereichen Service und Vertrieb können Unternehmen durch den Einsatz von Tools wie Bettertext ihre Effizienz in der Dokumentenerstellung enorm erhöhen. Die Vorteile sind offensichtlich: Steigende Produktivität, sinkende Kosten, Rechtssicherheit und nicht zuletzt zufriedene und damit treue Kunden.
Wir bei COViS kennen die Herausforderungen, vor denen Unternehmen bei der Dokumentenerstellung in Service und Vertrieb stehen. Unsere Lösung Bettertext bietet innovative Funktionen für die Workflow-Automatisierung, Integrationsmöglichkeiten in Salesforce und anderer CRM-Systeme sowie ein umfassendes Sicherheitskonzept. Bettertext hilft Unternehmen dabei, gegenwärtige und zukünftige Herausforderungen in der Dokumentenerstellung zu meistern, Arbeitsabläufe zu optimieren und zeitgemäßen Kundenservice bei einem Höchstmaß an Datenschutz und Compliance zu gewährleisten.
