Remote Audits: Moderne IT-Lösung für den Prüfbereich
Posted on
27. Juni 2022 19:55:56 MESZ
Topics: Case Study
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Digitale Begehungen werden in einer globalisierten Welt immer gefragter. Für den TÜV Rheinland hat COViS deshalb eine einzigartige Lösung für den Prüfbereich entwickelt.
Steht für ein Unternehmen ein Termin zur Auditierung an, ist damit ein großer logistischer Aufwand verbunden: Lagerräume und Produktionshallen werden unter die Lupe genommen, Sicherheitsmaßnahmen überprüft und Prozesse definiert. Und das ist nur die Vorbereitung, denn für die Betriebsbegehung selbst reist zudem eine Auditorin oder ein Auditor an. Das bedeutet zusätzliche Kosten für Unterbringung und Logis. Doch mit den immer flexibler werdenden Möglichkeiten der Digitalisierung können Audits zukunftsweisend aufgestellt und durchgeführt werden. Die Lösung: standortunabhängige remote Audits.
Remote Audits werden schon bald zum New Normal gehören
Die zunehmende Globalisierung führt dazu, dass die Nachfrage nach innovativen Software-Lösungen immer weiter steigt. Gleichzeitig stehen Unternehmen durch die immer höheren und komplexeren Anforderungen vor bedeutenden Fragen:
Die klassische Begehung vor Ort wird sich zukünftig um eine remote Audit-Lösung erweitern. Solche Hybrid-Modelle sind zukunftsweisend, da sie keine bewährte Methode ersetzen, sondern diese um neue und moderne Aspekte ergänzen. Je nach Ausgangssituation wird dann individuell entschieden, welche Variante sich anbietet. Unternehmen, in denen eine Auditierung remote statt vor Ort stattfindet, profitieren in mehrerer Hinsicht:
Zu prüfende Unternehmen sowie die Dienstleister selbst profitieren von den Vorteilen, die eine digitale Auditierung mit sich bringt. Der Prüfdienstleister TÜV Rheinland beispielsweise prüft rund um den Globus technische Anlagen und Produkte. Mit einer eigenen IT-Lösung zur Durchführung standortunabhängiger Audits ist der Konzern nun in der Lage, Audits zusätzlich digital durchzuführen und Unternehmen aus der Ferne bei Prüfungen und Managementsystemzertifizierungen zu unterstützen. Eine digitale Lösung macht es zudem einfacher und senkt den Koordinationsaufwand, mehrere Auditorinnen und Auditoren bei einem Termin zu vereinen. Über die Software können diese sich dann bequem zuschalten.
Für die Durchführung von remote Audits sind digitale Tools und Technologien gefragt. So kommen bei einer Online-Begehung mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets zum Einsatz. Damit die Auditierung zu jedem Zeitpunkt zuverlässig vor Datenlecks, Cyberangriffen und CO. geschützt ist, gibt es einige Punkte zu beachten.
1. Standards und Regelungen berücksichtigen
Die Corona-Pandemie hat im Prüfbereich dazu geführt, dass innerhalb der vorgegebenen Standards gewisse Sonderregelungen greifen können, wenn es um digitale Prüfungen geht. Unternehmen, die eine remote Durchführung eines Audits beim Dienstleister in Auftrag geben wollen, sollten prüfen, ob dies mit den internen Regelungen vereinbar ist.
2. Technische Infrastrukturen überprüfenFür ein remote Audit müssen zunächst die technischen Infrastrukturen gegeben sein bzw. geschaffen werden, um eine entsprechende Software-Lösung zu nutzen. Alle Beteiligten benötigen eine schnelle und stabile Datenverbindung, damit die Übertragung gelingt und es zu möglichst keinen Aussetzern bei der Bild- und Ton-Übertragung kommt. Außerdem müssen alle Kommunikationsgeräte, die für den remote Audit benötigt werden, frühzeitig auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden.
3. Sensible Inhalte schützenIm Vorfeld müssen zu prüfende Unternehmen klären, inwiefern den Auditorinnen und Auditoren Zugriffsrechte eingeräumt werden müssen. Inhalte, die während der digitalen Begehung nicht in der Kameraübertragung gezeigt werden dürfen, müssen frühzeitig definiert werden.
Höhere Flexibilität, niedrigere Kosten und die gezielte Einsetzung von Ressourcen: digitale Auditierungen sind eine attraktive Alternative zu klassischen Begehungen vor Ort. In enger Zusammenarbeit mit TÜV Rheinland hat COViS aus diesem Grund eine einzigartige Software-Lösung zur standortunabhängigen Überprüfung von Prozessen und Systemen in Unternehmen entwickelt: Die „Remote Audit Solution“ (RAS). Damit baut TÜV Rheinland seinen Wettbewerbsvorteil weiter aus und bietet eine moderne Möglichkeit an, wie sich Audits nachhaltiger und effizienter durchführen lassen.
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In Zusammenarbeit mit TÜV Rheinland hat COViS eine einzigartige Lösung entwickelt, mit der sich Vor-Ort-Audits und Remote-Audits in einem einzigen Tool vereinen lassen. In der Case Study erfahren Sie
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