Digitale Begehungen werden in einer globalisierten Welt immer gefragter. Für den TÜV Rheinland hat COViS deshalb eine einzigartige Lösung für den Prüfbereich entwickelt.
Steht für ein Unternehmen ein Termin zur Auditierung an, ist damit ein großer logistischer Aufwand verbunden: Lagerräume und Produktionshallen werden unter die Lupe genommen, Sicherheitsmaßnahmen überprüft und Prozesse definiert. Und das ist nur die Vorbereitung, denn für die Betriebsbegehung selbst reist zudem eine Auditorin oder ein Auditor an. Das bedeutet zusätzliche Kosten für Unterbringung und Logis. Doch mit den immer flexibler werdenden Möglichkeiten der Digitalisierung können Audits zukunftsweisend aufgestellt und durchgeführt werden. Die Lösung: standortunabhängige remote Audits.
Remote Audits werden schon bald zum New Normal gehören
Die zunehmende Globalisierung führt dazu, dass die Nachfrage nach innovativen Software-Lösungen immer weiter steigt. Gleichzeitig stehen Unternehmen durch die immer höheren und komplexeren Anforderungen vor bedeutenden Fragen:
- Wie lassen sich bestehende Prozesse verschlanken, und das bei gleichbleibender oder gar gesteigerter Qualität?
- Wie kann der Einsatz neuer Technologien gewinnbringend vorangetrieben werden?
Gerade durch die Corona-Krise hat sich jedoch gezeigt, dass viele Vorgänge, die bisher in Präsenz abgehalten wurde, sich oft auch digital durchführen lassen. Dazu gehört auch der Prüfungsbereich und mit ihm die Durchführung von remote Audits.
Nachhaltig und flexibel: Die Vorteile von remote Audits
Die klassische Begehung vor Ort wird sich zukünftig um eine remote Audit-Lösung erweitern. Solche Hybrid-Modelle sind zukunftsweisend, da sie keine bewährte Methode ersetzen, sondern diese um neue und moderne Aspekte ergänzen. Je nach Ausgangssituation wird dann individuell entschieden, welche Variante sich anbietet. Unternehmen, in denen eine Auditierung remote statt vor Ort stattfindet, profitieren in mehrerer Hinsicht:
- Mehr Flexibilität für die durchführenden Auditoren sowie für die zu prüfenden Unternehmen.
- Termine können online und standortunabhängig von der prüfenden Fachkraft durchgeführt werden.
- Vor-Ort-Aufwände werden reduziert und die eingeplante Zeit effizienter genutzt.
- Lange Reisezeiten zur Betriebsstätte entfallen, dadurch sinken die Ausgaben für den Audit und es werden unnötige C02-Emissionen eingespart.
Prüfdienstleister profitieren von weltweitem Einsatz
Zu prüfende Unternehmen sowie die Dienstleister selbst profitieren von den Vorteilen, die eine digitale Auditierung mit sich bringt. Der Prüfdienstleister TÜV Rheinland beispielsweise prüft rund um den Globus technische Anlagen und Produkte. Mit einer eigenen IT-Lösung zur Durchführung standortunabhängiger Audits ist der Konzern nun in der Lage, Audits zusätzlich digital durchzuführen und Unternehmen aus der Ferne bei Prüfungen und Managementsystemzertifizierungen zu unterstützen. Eine digitale Lösung macht es zudem einfacher und senkt den Koordinationsaufwand, mehrere Auditorinnen und Auditoren bei einem Termin zu vereinen. Über die Software können diese sich dann bequem zuschalten.
Datenschutz und IT-Sicherheit bei remote Audits
Für die Durchführung von remote Audits sind digitale Tools und Technologien gefragt. So kommen bei einer Online-Begehung mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets zum Einsatz. Damit die Auditierung zu jedem Zeitpunkt zuverlässig vor Datenlecks, Cyberangriffen und CO. geschützt ist, gibt es einige Punkte zu beachten.
1. Standards und Regelungen berücksichtigen
Die Corona-Pandemie hat im Prüfbereich dazu geführt, dass innerhalb der vorgegebenen Standards gewisse Sonderregelungen greifen können, wenn es um digitale Prüfungen geht. Unternehmen, die eine remote Durchführung eines Audits beim Dienstleister in Auftrag geben wollen, sollten prüfen, ob dies mit den internen Regelungen vereinbar ist.
2. Technische Infrastrukturen überprüfen
Für ein remote Audit müssen zunächst die technischen Infrastrukturen gegeben sein bzw. geschaffen werden, um eine entsprechende Software-Lösung zu nutzen. Alle Beteiligten benötigen eine schnelle und stabile Datenverbindung, damit die Übertragung gelingt und es zu möglichst keinen Aussetzern bei der Bild- und Ton-Übertragung kommt. Außerdem müssen alle Kommunikationsgeräte, die für den remote Audit benötigt werden, frühzeitig auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden.
3. Sensible Inhalte schützen
Im Vorfeld müssen zu prüfende Unternehmen klären, inwiefern den Auditorinnen und Auditoren Zugriffsrechte eingeräumt werden müssen. Inhalte, die während der digitalen Begehung nicht in der Kameraübertragung gezeigt werden dürfen, müssen frühzeitig definiert werden.
TÜV Rheinland und COViS: Neue Maßstäbe im Auditbereich
Höhere Flexibilität, niedrigere Kosten und die gezielte Einsetzung von Ressourcen: digitale Auditierungen sind eine attraktive Alternative zu klassischen Begehungen vor Ort. In enger Zusammenarbeit mit TÜV Rheinland hat COViS aus diesem Grund eine einzigartige Software-Lösung zur standortunabhängigen Überprüfung von Prozessen und Systemen in Unternehmen entwickelt: die „Remote Audit Solution“ (RAS). Damit baut TÜV Rheinland seinen Wettbewerbsvorteil weiter aus und bietet eine moderne Möglichkeit an, wie sich Audits nachhaltiger und effizienter durchführen lassen.
Audits lassen sich über die neue Software von überall auf der Welt durchführen und bieten dabei eine umwelt- und kapazitätenschonende Alternative zu bisherigen Verfahren. Die digitalen Begehungen finden dabei ganz bequem über Computer, Laptop, Tablet oder das Smartphone statt. Unternehmen erhalten außerdem die Möglichkeit, vor der offiziellen Prüfung in Testläufen zu prüfen, welches Gerät sie nutzen wollen und ob sich alle Räumlichkeiten gut über die Kamera einsehen lassen.
In der Case Study erfahren Sie mehr dazu, welche Vorteile die Remote Audit Solution von TÜV Rheinland den Unternehmen bietet und wie die Herausforderungen im Entstehungsprozess erfolgreich gemeistert wurden.
